कॉल अग्रेषित करना
पारंपरिक व्यवसाय और शैक्षिक टेलीफोनी के विपरीत, वीओआईपी तकनीक के लिए महंगे उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है। फ़ोन खरीदने और तार बिछाने की कोई ज़रूरत नहीं है - सभी उपकरण पहले से ही शैक्षणिक संस्थान के बाहर स्थित हैं, और आप अपने खाते से जुड़े वर्चुअल नंबरों को दूर से, अपना डेस्क छोड़े बिना, या घर से भी प्रबंधित कर सकते हैं।
कॉल के लिए एक वर्चुअल नंबर सक्रिय करना (यदि आप चाहें तो मल्टी-चैनल, जो ग्राहकों/लोगों को प्रतीक्षा करने से रोकता है) आपको प्राप्त प्रत्येक कॉल के लिए अतिरिक्त सदस्यता शुल्क के बिना सहकर्मियों, विद्यार्थियों, छात्रों और अभिभावकों से कॉल को संभालने की अनुमति देगा। आपकी पसंद के किसी भी सॉफ्टफ़ोन या टेलीग्राम खाते पर इनकमिंग कॉल अग्रेषित करना हमारे अधिकांश नंबरों के लिए निःशुल्क है (जब तक कि खरीदते समय अन्यथा निर्दिष्ट न किया गया हो)।
बहुमुखी सेवा सेटिंग्स आपको एक साथ कॉल अग्रेषण सेट करने की अनुमति देती हैं ताकि कॉल एक ही समय में या लगातार दो ऑपरेटरों को आ सके, इस मामले में जो कॉलर विशेषज्ञ के कार्यस्थल तक नहीं पहुंचा, उसे कार्यकर्ता के व्यक्तिगत फोन नंबर पर पुनर्निर्देशित किया जाएगा। इस प्रकार, स्कूल या विश्वविद्यालय की दीवारों के बाहर भी संपर्क में रहना संभव है।
नंबर सेटिंग्स को स्वयं प्रबंधित करना और आवश्यकता पड़ने पर उन्हें बदलना संभव है, जो शैक्षणिक संस्थानों के सचिवों को बिना किसी तनाव के कॉल के सही वितरण का ध्यान रखने की अनुमति देगा। यह लचीलापन न केवल शिक्षा क्षेत्र के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि उन अभिभावकों के लिए भी महत्वपूर्ण है जो प्रशासकों, शिक्षण कर्मचारियों और यहां तक कि नर्सों के संपर्क में रहना चाहते हैं।
आपके ईमेल पर ध्वनि मेल
यदि आप अक्सर स्कूल या विश्वविद्यालय में अपने कार्यस्थल से दूर रहते हैं - बैठकों और आधिकारिक कार्यक्रमों में जहां संपर्क में रहना समस्याग्रस्त है - तो आपके लिए अपने ईमेल पर स्वचालित रूप से ऑडियो संदेश भेजने के लिए एक सिस्टम स्थापित करना उपयोगी होगा। इस प्रणाली में कुछ भी जटिल नहीं है और आप इसे स्वयं स्थापित कर सकते हैं। बस खरीदे गए नंबर की सेटिंग में वॉइसमेल बॉक्स पर टिक करें और निर्देशों के साथ एक वॉइस संदेश संलग्न करें। जो कॉल करने वाला आप तक नहीं पहुंचेगा, वह ध्वनि निर्देश सुनेगा और एक ध्वनि मेल छोड़ेगा, जो आपके ईमेल पर आएगा।
वॉइसमेल-टू-ईमेल तकनीक आपको चल रही मीटिंग में बाधा डाले बिना घटनाओं के बीच में रहने और संदेशों की जांच करने की अनुमति देती है ताकि आप महत्वपूर्ण संदेश न चूकें। ऐसे संदेशों को प्राप्त करने के लिए ई-मेल पता मैन्युअल रूप से सेट किया जा सकता है और यदि आवश्यक हो तो कंप्यूटर से या मोबाइल डिवाइस से, बस अपनी नंबर सेटिंग्स तक पहुंच कर बदला जा सकता है। कॉलर द्वारा छोड़े जाने के एक मिनट के भीतर ऑडियो संदेश मेलबॉक्स पर पहुंचा दिया जाएगा। जब आप दोबारा काम के लिए उपलब्ध होंगे तो आप माता-पिता, सहकर्मियों, विद्यार्थियों और विद्यार्थियों के संपर्क में रह सकेंगे और छोड़े गए संदेशों की समीक्षा कर सकेंगे।
आईवीआर (स्वचालित सचिव)
आईवीआर, या तथाकथित 'वॉयस ट्री', एक उत्तर देने वाली मशीन है जो विभिन्न विशेषज्ञों को इनकमिंग कॉल वितरित करती है। आईवीआर आसानी से एक सचिव के रूप में कार्य करता है, जो फोन पर बटन दबाकर कॉल करने वाले को उचित विभाग में जाने के लिए प्रेरित करता है। ऐसा स्वचालित रिसेप्शनिस्ट आपको इनकमिंग कॉलों को अधिक कुशलता से संभालने की अनुमति देगा।
वॉइस ट्री सरल या बहुत जटिल हो सकता है और विभिन्न "यदि/तब" स्थितियों को ध्यान में रखते हुए, आपके परिदृश्यों के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। ऑटो अटेंडेंट आपके नंबर पर कॉल करने वाले उपयोगकर्ता को संवाद की शुरुआत में अपनी मूल भाषा चुनने में मदद करेगा, और फिर शैक्षणिक संस्थान के सही विशेषज्ञ को स्थानांतरित करेगा, जो उसके प्रश्न का अधिक गहराई से उत्तर देने में मदद करेगा।
माता-पिता, सहकर्मियों और छात्रों की प्रतिक्रियाओं में तेजी लाने से उनकी सेवा की गुणवत्ता में सुधार होगा और जिस संस्थान में वे अध्ययन या काम करने के लिए चुनते हैं, उसके साथ उनकी संतुष्टि बढ़ेगी। आप आईवीआर को उत्तर देने वाली मशीन और ध्वनि मेल सेवाओं के साथ जोड़ सकते हैं - इसलिए कॉल करने वाला, जो घंटों के बाद कॉल करता है, कॉलबैक के लिए अपनी संपर्क जानकारी छोड़ने में सक्षम होगा। ब्लैक एंड व्हाइट सूची सेवाएँ आपको अवांछित कॉल करने वालों की स्क्रीनिंग करने, या केवल निर्दिष्ट नंबरों से आने वाली कॉल प्राप्त करने की व्यवस्था करने की अनुमति देती हैं।
स्वचालित रिसेप्शनिस्ट कॉल रूटिंग को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और इसे पूरी तरह से स्वचालित करने की अनुमति देगा, ताकि लाइव कर्मचारियों के पास कॉल करने वालों के प्रश्नों को हल करने के लिए अधिक समय हो, साथ ही प्रत्येक कॉल करने वाले को संवाददाता विशेषज्ञ के पास निर्देशित किया जा सके।
इंटरनेट के माध्यम से फैक्स
फैक्स प्राप्त करने के लिए वर्चुअल नंबर - पारंपरिक फैक्स मशीन का एक विकल्प, जिसके लिए किसी अतिरिक्त उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है। ऑनलाइन फैक्स आपको एक सुरक्षित चैनल के माध्यम से सीधे अपने ग्राहक के ईमेल पर दस्तावेज़ प्राप्त करने की अनुमति देगा, जिसका अर्थ है कि आप स्कूल कक्षा या विश्वविद्यालय सभागार के साथ-साथ घर पर, शैक्षणिक संस्थान के बाहर फैक्स संदेश प्राप्त कर सकते हैं। इसके अलावा, शहर और देश के बाहर भी, किसी वैज्ञानिक सम्मेलन में या व्यावसायिक यात्रा पर।
एक वर्चुअल फैक्स नंबर आपको गोपनीय रूप से कई पेज की फाइलें, फोटो, स्प्रेडशीट और लेख प्राप्त करने की अनुमति देगा (एक बार प्राप्त होने के बाद, आप उन्हें आसानी से छात्र समूह के भीतर वितरित कर सकते हैं) और स्कूल वर्ष के दौरान प्रशासनिक उत्पादकता में काफी वृद्धि होगी। आधिकारिक पत्रों या हाथ से हाथ हस्तांतरण में दस्तावेजों की धीमी, महंगी और पर्यावरणीय रूप से अनावश्यक प्राप्ति की तुलना में ईमेल द्वारा दस्तावेज़ स्वीकार करने से संस्थान का समय और पैसा बचेगा।
इंटरनेट पर प्राप्त फैक्स केवल प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़ा जा सकता है और फैक्स मशीन पर आने वाले कागजात के विपरीत, गलत हाथों में नहीं पड़ेगा, जिसे आमतौर पर कार्यालय में कई लोगों द्वारा एक्सेस किया जाता है।
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